1. 화상공증 제도

1.1. 도입배경

화상공증 제도 도입 이전, 사람들은 직접 또는 대리인을 통해 공증사무소에 방문해야만 공증을 받을 수 있었다. 수도권 및 일부 광역시와 달리 읍‧면 등의 지역 주민 및 재외국민들은 공증사무소 또는 재외공관에 방문하는 것이 쉽지 않은 상황이었으므로[1], 법무부는 2018. 6. 20. 공증사무소에 방문하지 않더라도 공증을 받을 수 있는 화상공증 제도를 도입‧시행했다.

1.2. 의의

① 화상공증 제도 도입으로 공증을 받고자 하는 국민(이하 ‘촉탁인’이라 함)[2]은 공증사무소에 직접 방문하지 않고도 인터넷 화상장치를 이용하여 공증을 받을 수 있게 되었다.

② 종이문서 외에 전자문서에 대해서도 자유롭게 공증을 받을 수 있게 되어[3] 전자거래 활성화에 기여할 수 있게 되었다.

1.3. 장점

① 공증사무소에 직접 방문하는 것과 비교했을 때 교통비, 시간 등을 절약할 수 있으므로 사회적 비용을 절감할 수 있다.

② 화상공증 시 공증을 받고자 하는 촉탁인과 공증인 사이의 대면과정 전체가 암호화된 보안 채널을 통해 녹음‧녹화되어 저장되므로 향후 관련 분쟁발생 시 확실한 증거자료로 활용 가능하다.

③ 공증사무소는 공증서류를 「공증 서류의 보존에 관한 규칙」에서 정한 바에 따라 일정기간 보존해야 할 의무가 있는바, 전자문서 형태로 보존할 경우 공증사무소의 부담비용이 감소한다.

1.4. 해외 사례

독일과 일본의 경우에도 전자문서에 대한 공증이 가능하도록 법제[4]가 마련되어 있으나 공증인의 인증을 받기 위해서는 공증인 사무소에 방문하여 대면절차를 거쳐야 하는 상황이다.

한편 미국 버지니아주의 경우 2011년 전자문서에 대한 원격공증을 허용하는 제도를 도입[5]했으나, 공증제도 자체가 우리나라와 같은 라틴계 제도와 상이하므로 라틴계 공증제도 하에서는 우리나라에서 사실상 최초로 화상공증 제도를 도입함 셈이다.

2. 이용 방법

2.1. 이용 절차

① 준비물

컴퓨터, 스마트폰
공증 받을 문서: pdf 형식 파일이어야 한다(기존파일이 hwp, doc, jpg 파일 등의 형태라도 전자공증시스템 내에서 pdf 파일로 변환 가능).
공인인증서[6]: 전자서명을 부여하기 위해 필요하다.
신분증: 주민등록증, 운전면허증에 한정[7]된다.

② 진행순서

신청
법무부 전자공증시스템 사이트 접속 → pdf 파일로 변환 → 전자서명 부여 후 저장 → 촉탁(공증의뢰) 신청[8] → 화상공증인 검토 및 접수 → 수수료 결제
↓
화상공증
‘편리한 공증[9]’ 어플리케이션 다운로드 → 로그인 후 촉탁내역에서 화상공증 들어가기 메뉴 클릭 → 신분증 진위확인 → PC 또는 모바일로 화상공증 진행
↓
종료 이후
전자공증시스템에서 3일내 3회 인증파일 다운로드 가능

자세한 방법은 링 크를 통해 확인가능

2.2. 서비스 흐름도

위에서 설명한 이용절차에 따라 진행했을 경우 서비스 흐름도는 아래와 같다.

2.3. 화상공증 가능 공증사무소

모든 공증사무소에서 화상공증을 진행할 수 있는 것 아니다. 우선 공증인이 화상공증을 진행하기 위해서는 전자문서에 대한 인증을 제공할 수 있는 시설을 갖추고 법무부장관의 지정을 받아야 한다. 위 지정을 받은 공증인을 지정공증인이라 한다.
지정공증인 중에서도 동영상과 음성을 동시에 송수신하는 인터넷 화상장치를 확보하고 있는 공증인이 화상공증을 진행할 수 있는데, 실제 화상공증이 가능한 공증사무소 현황[10]은 법무부 전자공증시스템 내에서 확인할 수 있다.

2.4. 가능 문서

현행 제도상(2020. 5. 기준) 오프라인에서 받을 수 있는 모든 유형의 공증을 화상으로 받을 수 있는 것은 아니다. 공증인이 수행하는 업무는 ① 공정증서 작성, ② 사서증서 인증, ③ 그 밖의 법령에서 정한 사무(확정일자인 날인, 거절증서 작성, 주식회사 설립에 관한 조사‧보고 등)가 있는 데, 사서증서 인증만 화상으로 가능한 상황이다. 즉 사인(私人)이 작성한 문서에 대해서 사서의 작성자가 서명 또는 날인을 하였다는 사실을 공증인이 확인하고 증명하는 사무에 한정된다.

3. 향후 발전방향

화상공증 대상문서의 확대, 촉탁인 신분확인 수단의 확대, e-아포스티유와의 연계 등을 통한 제도 개선이 필요하다.

[1] 공증인의 숫자는「공증인의 정원 및 신원보증금에 관한 규칙」에 의해 정원이 정해져 있는바, 지역별 공증사무소 등 상세한 현황은 법무부 홈페이지 – 법무정책서비스 – 법무/검찰 – 공증 – 자료실에서 확인 가능하다. [2] 공증인법에 따르면 공증을 받을 수 있는 주체는 대한민국 국민에 한정되지 않으나, 현행 화상공증 제도(2020. 5. 기준)는 촉탁인의 신분확인 수단으로 주민등록증‧운전면허증만을 인정하고 있어 사실상 화상공증 촉탁인은 대한민국 국민에 한정된다. [3] 2009. 2. 6. 공증인법의 개정으로 전자문서 및 전자화문서에 대해서도 공증을 받을 수 있는 근거가 마련되었으나, 이러한 경우에도 직접 공증사무소에 방문해야만 공증을 받을 수 있었으므로 이용률에 한계가 있었다. [4] 독일은 사법통신법(Justiz-kommunikationsgesetzs)을 통해 2005. 4. 1.부터 전자공증을 도입했고, 일본은 2000. 4. 19.공포된 「상업등기법 등의 일부를 개정하는 법률」에 따라 공증인법 등이 일부개정되어 전자공증제도가 창설되었다. [5] Electronic notarial act of 2011 [6] '20. 5. 20. 공인인증서 제도를 폐지하는 내용의 전자서명법이 국회를 통과했으므로, 향후 사설인증서를 이용하여 전자서명을 부여한 경우에도 인증이 가능하도록 개선할 필요가 있다. [7] 외교부 여권과에서 차세대 여권시스템 시행을 준비 중이므로 향후 여권도 신분확인수단으로 반영할 필요가 있다. [8] 이 단계에서부터 전자공증시스템 내 로그인이 필요하다. [9] 법무부 전자공증 어플리케이션으로서, 구글스토어 또는 앱스토어에서 다운로드 가능하다. [10] 2020. 5. 기준 지정공증인은 90인, 화상공증이 가능한 공증인은 21인으로 파악된다.

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